La barre d’outils Accès rapide est située en haut à gauche des fenêtres de toutes les applications de la suite Office. Par défaut, elle contient des boutons pour les commandes enregistrées, annulées et répétées. Dans cet article, nous allons voir comment utiliser et personnaliser la barre d’outils Accès rapide.
Tout d’abord, posons-nous les deux questions suivantes : à quoi sert la barre d’outils Accès rapide et quelles commandes devrions-nous y ajouter ? La barre d’outils Accès rapide est un outil de productivité dont l’objectif est de nous donner un accès rapide aux commandes en un seul clic, sans avoir à parcourir les onglets, groupes et menus du ruban. Nous devrions donc y ajouter des commandes que nous utilisons souvent et auxquelles nous avons besoin d’accéder rapidement.
Cependant, il n’est pas utile d’y ajouter des commandes pour lesquelles nous connaissons déjà le raccourci clavier. Par exemple, déplacer le pointeur de la souris complètement en haut à gauche de l’écran pour cliquer sur la disquette afin d’enregistrer un document est très long. Il est préférable d’appuyer sur le raccourci clavier « Ctrl + S » pour sauvegarder le document sur une base régulière.
Une bonne pratique consiste à ajouter des commandes pour lesquelles nous n’avons pas encore mémorisé le raccourci clavier et à passer le pointeur au-dessus de la liste pour avoir un rappel du raccourci. Une fois que le raccourci est bien mémorisé, nous pouvons supprimer la commande de la barre d’outils.
Pour supprimer une commande de la barre d’outils Accès rapide, nous pouvons cliquer sur la flèche à droite de la barre d’outils et sélectionner « Supprimer ». Une autre façon de supprimer une commande consiste à cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’icône de la commande et sélectionner « Supprimer de la barre d’outils Accès rapide ».
Si nous regrettons d’avoir supprimé une commande, nous pouvons la rajouter en cliquant sur la flèche à droite de la barre d’outils et en sélectionnant « Personnaliser la barre d’outils Accès rapide ». Dans la boîte de dialogue, nous pouvons cliquer sur « Enregistrer ici » au bas de la liste et cliquer sur la flèche vers le haut pour l’envoyer complètement en haut de la liste. Elle sera désormais à gauche, puisque les commandes sur la barre sont dans le même ordre que la liste, de haut en bas.
Pour personnaliser la barre d’outils dans Outlook, nous pouvons cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’icône de la commande et sélectionner « Ajouter à la barre d’outils Accès rapide ». Nous pouvons également cliquer sur le menu déroulant pour voir les différentes commandes disponibles.
Une astuce pour ajouter des commandes plus facilement est de travailler avec Word en utilisant autant de raccourcis clavier que possible. Pendant que nous travaillons dans Word en utilisant le ruban, nous devons être attentifs aux fonctions des commandes que nous utilisons fréquemment. Ce sont celles que nous devrions ajouter à la barre d’outils Accès rapide. Pour ce faire, nous pouvons cliquer avec le bouton droit de la souris sur la fonction et sélectionner « Ajouter à la barre d’outils Accès rapide ».
N’hésitez pas à utiliser la barre d’outils Accès rapide pour augmenter votre productivité. C’est l’une des meilleures façons de devenir plus efficace avec Microsoft Word ainsi qu’avec les autres applications de la suite Office. Dès que vous utilisez une commande à plusieurs reprises à partir du ruban, pensez à l’ajouter à votre barre d’outils. N’hésitez pas à supprimer les commandes que vous n’utilisez pas et à en ajouter de nouvelles. Le contenu de votre barre d’outils Accès rapide devrait constamment s’ajuster à votre utilisation du logiciel.