Lorsque vous êtes absent ou en vacances, il peut être pratique de configurer Outlook pour répondre automatiquement aux messages que vous recevez. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer une règle de réponse automatique dans Outlook.
Tout d’abord, vous devez créer le message d’absence. Pour ce faire, basculez sur l’onglet « Courrier » dans la barre de navigation, puis cliquez sur l’icône « Nouveau courrier » pour créer un nouveau message. Tapez ensuite le texte que vous souhaitez utiliser dans la réponse automatique.
Ensuite, basculez sur l’onglet « Fichiers » dans la fenêtre de composition de messages, puis cliquez sur « Enregistrer sous ». Sélectionnez « Modèle Outlook » dans la liste « Type de dossier ». Le nom de votre message devrait être automatiquement sélectionné. Donnez-lui un nom et cliquez sur « Enregistrer ». Fermez ensuite le message en cliquant sur sa case de fermeture et indiquez que vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications.
Retournez dans la fenêtre principale d’Outlook et basculez sur l’onglet « Accueil » du ruban. Cliquez sur l’icône « Règles » dans le groupe « Déplacer » et choisissez « Gérer les règles et les alertes » dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue « Assistant Gestion des messages », sélectionnez « Démarrer à partir d’une règle vierge ». Cliquez sur « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis sur « Suivant ».
Sous « Quelles conditions voulez-vous vérifier ? », cochez la case « où j’apparais dans la zone A » ou tout autre critère que vous souhaitez utiliser. Cliquez ensuite sur « Suivant ».
Sous « Que voulez-vous faire de ce message ? », cochez la case « Répondre en utilisant un modèle spécifique ». Sous « Étape 2 », modifiez la description de la règle en cliquant sur la valeur soulignée. Sélectionnez « Un modèle spécifique » dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse ». Recherchez et sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment dans la liste déroulante, puis cliquez sur « Ouvrir ». Cliquez sur « Suivant ».
Si vous souhaitez ajouter des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes, puis cliquez sur « Suivant ».
Sous « Étape 1 », attribuez un nom à cette règle en définissant le nom de la nouvelle règle. Cliquez sur « Terminer », puis sur « OK ».
Désormais, une réponse indiquant votre absence sera systématiquement envoyée aux messages que vous recevrez. Si vous souhaitez désactiver cette règle, cliquez sur « Règle », choisissez « Gérer les règles et les alertes » dans le menu déroulant, décochez la règle correspondante, puis cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Règles et alertes ».
En suivant ces étapes simples, vous pouvez automatiser les réponses d’absence dans Outlook, ce qui vous permettra de gérer efficacement votre boîte de réception même lorsque vous êtes absent ou en vacances.